在国企工作,领导安排我组织一次会议,如何做好会前准备?

 

1. 在体制内,领导让你组织一场会议,不仅是对你的信任,也给了你一个宝贵的机会来展示自己的协调能力、沟通能力、对应急事件的处理能力。如果完成得出色的话,不仅能给领导留下一个好印象,还能帮自己争取更多机会。

2. 要想做好会前准备工作,一定要规避几个特别容易出错的问题,包括会议意图提前沟通、会议通知等等。接下来,我带你一一解决。

3. 在组织会议时,很多人直接就进入到敲定时间环节,这就漏掉了重要的一环——明确开会意图。只有了解了开会的意图是什么,才能让你在后续和主要参会人沟通时,明确地传递会议的议题和议程等关键信息,让对方拥有更多掌控感。

4. 不一定要和所有参会人员都进行充分沟通,不过要和各个科室的主任、专工提前做好沟通。除了传递信息,沟通时还要征询对方对会议议题和议程的意见和建议,最好还能进一步提出改进方案。如果是比较熟悉的主任或专工,可以请对方在开会期间多多支持,以免冷场。

5. 敲定会议时间时,不要只按副总的行程来安排,而要根据会议的性质来规划时间。如果是需要当场决策的会议,最好安排在上午召开,因为上午人的决策力比较高,能做出更妥当的决策。此外,这种会议的时间最好控制在3小时内,避免时间过长,导致精神疲劳,决策力下降。

6. 如果只是确定下一步发展战略的会议,可以定一个休闲的场地,以晚会的形式,请大家畅所欲言。时间可以安排一到两天。注意,最好提前三天通知相关参会人员,一方面给参会人员充分的时间来思考和安排工作,另一方面也给你留下充分的时间来布置会场。

7. 明确会议性质之后,不要直接让副总自己来定时间,而要提前确认好副总空闲的三个时间段,供副总选择,省去副总自己查行程的环节。确定好时间后,就可以通知其他同事来参会了。

8. 进行会议通知时,只发送邮件还不够,一定在征求领导同意的情况下,提前三天在公司OA系统进行公告,一方面显示对会议的重视,另一方面可以提醒其他不喜欢看邮件的同事按时参会。

本锦囊剩下50%,加入会员免费看

隐藏内容

此处内容需要权限查看

  • 普通用户购买价格:1元
  • 会员用户购买价格:免费
  • 永久会员用户购买价格:免费推荐

更多锦囊请关注锦囊妙计官网!

发表评论

后才能评论